Общие контакты:
Общий телефон компании+7 (499) 613 78 73
Общий почтовый ящикinfo@innosol.ru
Техническая поддержка:
Телефон технической поддержки+7 (499) 403 15 09
Почтовый ящик службы технической поддержкиsupport@innosol.ru
Интернет-магазин:
Заказ товаров в интернет-магазине+7 (499) 638 40 37
Заказ товаров, вопросы по ассортименту sales@innosol.ru
Он-лайн общение с отделом продажinnosol-sales

Решение iSolutions-Торговля и Дистрибуция на базе Microsoft Dynamics AX

Оглавление

1. Введение. 2

2. Описание функциональных возможностей. 3

2.1. Товароведение. 3

2.1.1. Краткое описание возможностей. 3

2.1.2. Преимущества для бизнеса. 3

2.1.3. Сценарии работы в системе. 3

2.2. Закупка товара. 8

2.2.1. Краткое описание возможностей. 8

2.2.2. Преимущества для бизнеса. 8

2.2.3. Сценарии работы в системе. 8

2.3. Внутренняя логистика. 18

2.3.1. Краткое описание возможностей. 18

2.3.2. Преимущества для бизнеса. 18

2.3.3. Сценарии работы в системе. 19

2.4. Продажи. 26

2.4.1. Краткое описание возможностей. 26

2.4.2. Преимущества для бизнеса. 26

2.4.3. Сценарии работы в системе. 26

2.5. Планирование. 34

2.5.1. Краткое описание возможностей. 34

2.5.2. Преимущества для бизнеса. 34

2.5.3. Сценарии работы в системе. 35

2.6. Финансы.. 36

2.6.1. Краткое описание возможностей. 36

2.6.2. Преимущества для бизнеса. 36

2.6.3. Сценарии работы в системе. 37

2.7. OLAP. 45

2.7.1. Краткое описание возможностей. 45

2.7.2. Преимущества для бизнеса. 45

2.7.3. Многомерные кубы данных. 46

3. Схема работы интегрированного розничного решения. 48

4. Перечень отчётов в составе решения. 49

5. Глоссарий. 58

6. Список иллюстраций. 59

 

1. Введение

Данный документ описывает функциональные возможности решения для розничной торговли и дистрибуции, разработанного компанией iSolutions на основе Microsoft Dynamics AX. Решение iSolutions-Торговля и Дистрибуция предназначено для автоматизации розничных сетей, оптовых компаний и дистрибуторов.

Решение интегрировано с торговой системой; оно позволяет распределять справочную информацию по торговым точкам, а затем далее по кассам, консолидировать данные о розничных продажах и производить их анализ. Предоставляемые решением инструменты позволяют вести учёт товародвижения в торговых точках и на распределительном центре, планировать закупки, производить розничное ценообразование и повышать эффективность бизнеса с помощью управленческих отчётов из системы.

Решение охватывает весь цикл товародвижения с учётом различных вариантов поставок и распределения товара:

ü  Учёт розничной специфики в справочнике номенклатуры и работе с поставщиками (классификация, работа с сертификатами, ценообразование);

ü  Управление прямыми поставками в торговые точки;

ü  Управление поставками через распределительный центр (РЦ);

ü  Обработка возвратов поставщикам из распределительного центра и магазинов;

ü  Инвентаризация, списания в магазине и РЦ;

ü  Розничные продажи в магазинах, оптовые продажи с РЦ;

ü  Блок планирования закупок на РЦ, основанный на заявках от магазинов;

ü  Готовый набор отчётов по рознице и управленческому учёту.

Основными пользователями решения являются менеджеры по закупкам и запасам, специалисты по логистике, которые управляют товародвижением в розничной сети. Финансовые отчёты из системы формируются для руководства компании: генерального директора, руководителя финансовой службы.

Отличительными особенностями решения являются:

ü  Интеграция с торговой системой позволяет надёжно обмениваться информацией на слабых каналах связи;

ü  Планирование закупок на распределительный центр осуществляется на основе заявок от магазинов;

ü  Обработка исключений учтена в виде отдельных бизнес-процессов или ветвлений бизнес-процессов.

Ниже представлено описание функциональности по разделам, соответствующим областям деятельности розничной компании. В каждом разделе включено несколько сценариев работы в системе вместе со снимками экрана.

 

2. Описание функциональных возможностей

2.1. Товароведение

2.1.1. Краткое описание возможностей

Модуль позволяет вести справочник номенклатуры с использованием номенклатурного классификатора, вести розничное ценообразование, печатать ценники и этикетки для торгового зала.

2.1.2. Преимущества для бизнеса

Ассортиментный классификатор позволяет создать иерархию номенклатуры из практически любого количества уровней, задавать настройки по умолчанию и обязательность настройки параметров номенклатуры по уровням классификатора, распределять права на просмотр и редактирование номенклатуры по веткам классификатора, производить фильтрацию номенклатуры в формах создания строк заказов на закупку, заказов на продажу, складских журналов, отчётах по номенклатурному классу. Также есть ряд независимых от классификатора группировок номенклатуры: по сезонам, брендам, производителям, категориям.

Розничное ценообразование является одним из ключевых процессов розничной торговли. В решении iSolutions-Торговля и Дистрибуция с помощью Актов переоценки розничные цены могут изменяться сколь угодно часто, что позволяет учитывать колебания спроса даже в течение дня. При этом система обеспечивает поиск товаров для переоценки, учитывает заданные для ветвей номенклатурного классификатора или конкретной номенклатуры максимальные и минимальные значения маржи и наценки, что снижает объём данных, которые необходимо анализировать сотрудникам. Использование правил округления цены позволяет всегда формировать привлекательные цены по всей номенклатуре.

Журнал печати этикеток позволяет распечатать цены не только по введённой вручную номенклатуре на текущую дату, но и выбрать при этом любую дату цены (в т.ч. в будущем), прайс-лист (формат торговой точки), ввести данные в журнал из ТСД (номенклатура и количество этикеток), сформировать журнал на основе номенклатуры и количества из заказа на покупку. Это позволяет наиболее удобным образом и оперативно обновлять ценники и этикетки на номенклатуру в торговом зале.

2.1.3. Сценарии работы в системе

2.1.3.1. Ведение товарного классификатора

В розничной торговле сложно управлять большим количеством номенклатурных позиций без классификации их в виде иерархического дерева с необходимым числом уровней вложенности. Кроме того, ограниченность персонала предприятия накладывает требования на удобство работы со всем справочником номенклатуры: задание настроек должно происходить однократно, только для различающихся веток классификатора, чтобы не нужно было вводить одни и те же настройки для разных номенклатур. У номенклатуры в разных ветках классификатора, кроме того, могут быть разные обязательные поля (например, аналитика – цвет, размер), что также желательно задавать однократно, чтобы ускорить ввод данных в систему.

Наиболее важная и наиболее трудоёмкая операция – ввод данных о номенклатуре – может быть частично переложена на поставщика, что снижает затраты предприятия и позволяет изначально наполнить справочник быстрее – 30 тыс. позиций за неделю на реальном предприятии при отсутствии дополнительных сотрудников для ввода номенклатуры.

Сценарии реализуются в системе в следующих случаях:

·         Появилась новая номенклатура;

·         Поставщик прислал спецификацию.

В первом случае менеджер по закупкам открывает форму Номенклатуры и вводит данные.

Рассмотрим подробно работу в системе во втором варианте. До начала работы поставщику высылается форма предоставления данных о номенклатуре в Excel, которую поставщик заполняет. Когда поставщик прислал заполненную форму, менеджер по закупкам может создать журнал импорта номенклатуры и с помощью функции Импорта указать на файл от поставщика:

Рисунок 1. Импорт номенклатуры

После успешной загрузки информации из файла можно перейти к редактированию строк, а затем и к проверке и разноске журнала. При редактировании строк необходимо заполнить класс номенклатуры (уровень номенклатурного классификатора). Чтобы ускорить работу, существует групповая операция, которая позволяет задать сразу несколько значений для выделенных номенклатур.

Рисунок 2. Групповая обработка строк в журналах импорта номенклатуры

Существуют также дополнительные операции, доступные из строк журнала импорта номенклатуры:

Рисунок 3. Функции в строках журнала импорта номенклатуры

Генерация ШК – позволяет сгенерировать штрих-код для всех выделенных номенклатур.

Подбор кода – позволяет подобрать код номенклатуры из справочника номенклатуры, если поставщик его не предоставил, по штрих-коду

Заполнить пустые артикулы поставщика штрих-кодами – проставить в качестве кода номенклатуры поставщика (артикула) штрих-код номенклатуры.

При проверке и разноске система проверит номенклатуру на уникальность по названию, коду и штрих-коду, а затем перенесёт номенклатуры в номенклатурный справочник, добавит цены закупки в прайс-лист поставщика, заполнит штрих-коды в справочнике штрих-кодов.


По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Товарная матрица

Развёртывание товарного классификатора в таблицу до 4-го уровня вложенности, с выводом количества артикулов и количества в наличии по каждой строке

2

Форма предоставления информации о товаре

То же, что и шаблон импорта данных в систему, но с заполненными кодами номенклатуры.

3

Цены закупки

История изменений цен поставщика.

2.1.3.2. Печать ценников, этикеток

В розничной торговле актуально выделить обновление ценников и этикеток на товаре в отдельный бизнес-процесс. Часто от того, насколько удобно и оперативно можно распечатать ценники из системы, зависит конкурентоспособность бизнеса: например, может быть необходимо отреагировать на изменения ценовых предложений конкурентов в течение одного рабочего дня. Необходимо иметь возможность ввести номенклатуру и количество ценников для печати непосредственно в ТСД, что обеспечивает скорость работы и исключает ошибки. Также необходимо иметь возможность выбора из набора форматов ценников для принтера этикеток либо распечатать Лейбл-лист.

В случае, если необходимо напечатать ценники или этикетки, менеджер секции в торговом центре печатает необходимое количество этикеток на товар, вводя информацию о номенклатуре и количестве вручную, либо загрузив информацию с ТСД. В ТСД информацию вносит сотрудник в торговом зале, сканируя товар и вводя с клавиатуры ТСД необходимое количество этикеток.

При вызове функции печати можно выбрать формат этикетки, в том числе вывод в Excel для печати на обычном принтере, а не только на термопринтер. По журналу печати этикеток можно напечатать Лейбл-лист, который содержит информацию из журнала и штрих-коды для каждой номенклатуры. Лейб-лист удобен при отгрузке оптовым клиентам, а также для контроля при работе с номенклатурой в торговом зале.

2.1.3.3. Ценообразование

Розничное ценообразование предъявляет широкий набор требований к реализации процесса ценообразования в системе. Необходимо быстро произвести наценку на себестоимость либо ввести цену по большому набору позиций, увидеть значение маржи и наценки, которое в розничной торговле может принимать минимальные или отрицательные значения, что означает большую важность точного расчёта. Система должна контролировать предельные значения маржи и наценки, которые желательно задавать не для каждой номенклатуры, а для веток номенклатурного классификатора (но при этом иметь возможность указать значения и для конкретной номенклатуры). С другой стороны, система должна поддерживать возможность формирования привлекательных для покупателя цен, что имеет большое психологическое значение при принятии покупателем решения о совершении покупки.


·         В решении реализованы следующие функции розничного ценообразования:

·         Цена на товар может формироваться как на основании себестоимости (реальная цена поставщика + накладные расходы), так и на основании прайс-листа поставщика, когда себестоимость в системе ещё не сформирована (актуально для назначения цены до оприходования, например, для новых номенклатур).

·         Цена на товар может формироваться как себестоимость, увеличенная на процент наценки. Т.е. цена формируется системой, при этом система рассчитывает маржу.

·         Цена на товар может формироваться вручную, при этом система рассчитывает наценку и маржу.

·         Возможно задавать предельные значения маржи  и наценки как для группы классификатора, так и для отдельной номенклатуры.

·         Возможно задавать маркетинговые акции, когда цены снижаются на определенную группу товаров на определенный период. Детальная настройка маркетинговых акций производится в торговой системе.

·         Возможно задавать правила округления для формирования привлекательных цен.

·         Система может осуществлять поиск товаров для переоценки, самостоятельно формируя строки Акта переоценки.

Рисунок 4. Критерии поиска товаров для переоценки

Новые розничные цены назначаются путём разноски журнала, после чего их можно просмотреть в отчётах и в справочнике номенклатуры на закладке «Ценообразование».

По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Прайс-лист

Цены продажи на дату по определённому прайс-листу (формату)

2

Прайс-лист - расширенно

Цены продажи на дату по определённому прайс-листу (формату) с указанием маржи, наценки и базовой цены

2.2. Закупка товара

2.2.1. Краткое описание возможностей

Модуль позволяет вести справочники поставщиков и договоров с поставщиками, прайс-лист по поставщикам, определяет взаимодействие с поставщиками при заказе и оприходовании товара. Также рассматриваются возвраты поставщикам и обработка ошибок ввода данных в систему.

2.2.2. Преимущества для бизнеса

Система позволяет создать единый источник непротиворечивой информации о поставщиках. При регистрации документов в системе используются единые справочники поставщиков с указанием всех их реквизитов, включая условия оплаты, условия поставки, перечень контактных лиц и банковских счетов. Справочник внешних описаний номенклатур содержит информацию о кодировке номенклатуры у поставщика для печати внешних описаний номенклатуры в заказах поставщику и поиску по кодировке поставщика в ряде форм системы.

Процесс заказа товара поставщику и оприходования товара на складе опробован на большом количестве предприятий и предполагает выбор для обработки (регистрации в системе, печати) документов, необходимых конкретному бизнесу.

Преимуществом решения является рассмотрение возвратов и обработки ошибок ввода, неизбежно возникающих в ходе заказа и оприходования номенклатуры, как отдельных бизнес-процессов, в рамках которых чётко определены роли и действия сотрудников.

Приёмка с ТСД позволяет исключить ошибки ввода, повысить скорость ввода информации. Создание строк заказа на покупку с ТСД удобна, когда важно наглядно оценить наличные запасы или заказать по образцам товара.

2.2.3. Сценарии работы в системе

2.2.3.1. Ведение справочника поставщиков

Справочник поставщиков в розничной торговле мало отличается от аналогичного справочника, например, в дистрибуции, однако важность такого справочника трудно переоценить. Ведение всех реквизитов, всей контактной информации  в виде единого непротиворечивого списка с возможностью перехода от этого списка к другим данным поставщика либо операциям, связанным с ним, создаёт дополнительные удобства для менеджеров по закупкам, что положительно сказывается на эффективности их работы.

Если необходимо сохранить в системе информацию о поставщике, менеджер по закупкам создаёт поставщика в системе, вводит название, условия и способы поставки, контакты.

Рисунок 5. Справочник поставщиков

В созданной записи поставщика в системе специалист финансовой службы вводит реквизиты поставщика, адрес, условия и способы оплаты, налоговую группу, банковские счета поставщика.

По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Поставщики

Адрес и финансовые настройки для поставщика

2

Базовые данные поставщиков

Полная информация из карточки поставщика

3

Телефоны поставщиков

Список телефонов и контактных лиц по поставщикам

2.2.3.2. Ведение справочника договоров с поставщиками

Ведение справочника договоров с поставщиками во многом аналогично ведению справочника поставщиков, но отличием является процедура одобрения договора, которая необходима для контроля начала поставок по договору. Важность такого контроля трудно переоценить, ведь менеджер по закупкам не всегда владеет финансовой информацией по данному договору, в отличие от сотрудников финансовой службы, которые договор визируют.

Если необходимо сохранить в системе информацию о договоре, менеджер по закупкам создаёт договор в системе, вводит данные поставщика и контактную информацию, период действия договора, условия оплаты, описание предмета договора. Договора автоматически нумеруются системой.

Использование специальной функции для перевода договора в статус «Действует» позволяет разграничить права между специалистами финансовой службы (разрешает использовать договор для закупок товара) и менеджером по закупкам. Кроме того, есть функция копирования, которая копирует поставщика в справочник клиентов, а договор с поставщиком – в договор с клиентом.

Рисунок 6. Справочник договоров и функции работы с ним

Для договора учитываются следующие условия:

·         Дата начала, дата окончания;

·         Дата заключения договора;

·         Валюта;

·         Сумма договора;

·         Условия оплаты;

·         Способ оплаты;

·         Вариант оплаты;

·         График оплаты;

·         Платёжные дни;

·         Скидка по оплате;

·         Контактная информация;

По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Реестр договоров

Содержит поля:
Наименование организации, № договора, Дата подписания, Срок действия, Предмет договора, Форма оплаты, Ответственный, Передан в финансовую службу

2.2.3.3. Ведение прайс-листов по поставщикам

Несмотря на возможность автоматической загрузки прайс-листа поставщика из универсальной формы предоставления информации о товаре, возможность коррекции прайс-листа вручную также важна. Аналогично ведению прайс-листов, в системе должна быть возможность ведения различных видов скидок, предоставляемых поставщиками (скидка по отдельным номенклатурным позициям, при закупке определённого количества нескольких номенклатур, при закупке номенклатур на оговоренную сумму и т.д.), для контроля предоставления этих скидок поставщиком при осуществлении закупок товара. В системе реализовано правило поиска наиболее выгодного ценового соглашения с учётом имеющихся цен и скидок.

Если поставщик прислал изменение цен в формате, отличном от спецификации (формы предоставления информации о товаре, рассмотрена в разделе ведения товарного классификатора), менеджер по закупкам исправляет цены закупки по поставщику.

·         При этом в системе возможно вести учет:

·         Цен на период времени;

·         Цен, действующих с определённого количества поставки;

·         Скидок, предоставляемых поставщиками для их автоматического расчёта в закупке;

·         Разделение прав на редактирование таблицы цен закупки.

Рисунок 7. Прайс-лист по поставщикам

2.2.3.4. Заказ товара поставщику

При заказе товара поставщику удобно, если менеджер секции может сделать заказ на основании спланированных системой[1] потребностей в номенклатуре, чтобы при этом система сгруппировала потребности в номенклатуре по поставщику и предполагаемой дате поставки. Однако при планировании выделяется номенклатура, спрос на которую сильно подвержен случайным колебаниям, и потребности на которую автоматически спланировать затруднительно, поэтому для такой номенклатуры должна сохраняться возможность ввода заказов на покупку вручную.

Для розницы при работе в торговом зале удобно ввести заказ на номенклатуру с ТСД, когда наиболее наглядно видно, что заказывается.

В зависимости от особенностей работы с поставщиками на конкретном предприятии может возникнуть потребность фиксировать состав и сроки поставки, которые подтвердил поставщик, – для дальнейшего анализа. Однако данная процедура не должна быть обязательной, чтобы не замедлять процесс заказа.

Заказ товара поставщику может производиться как по потребностям, которые созданы системой в результате работы сводного планирования, так и по потребностям, которые созданы менеджерами секции всвязи с возникшей необходимостью закупить номенклатуру и установить срок доставки на ТЦ.

С помощью отчётов менеджер по закупкам может отслеживать ход оприходования номенклатуры, также контролировать запасы в наличии и товары в пути.

В случае, если потребность сформирована системой, менеджер секции может внести в неё корректировки (количество, дата поставки) и утвердить потребность, после чего она становится заказом на покупку с группировкой по поставщикам и дате поставки.

Рисунок 8. Потребности, созданные в результате сводного планирования

В случае, если потребность является внеплановой, менеджер секции регистрирует эту потребность в системе в виде заказа на покупку, вводит предполагаемую дату поставки.

Рисунок 9. Ввод внеплановой потребности в номенклатуре

Для ввода внеплановой потребности в системе есть следующие возможности:

·         Создание строк с фильтрацией на основе номенклатурного классификатора и прайс-листа поставщика. Совместно с фильтром по прайс-листу поставщика или отдельно возможна фильтрация по наличию на месте учёта запасов, на которое производится закупка (номенклатура должна быть в наличии в этом месте учёта запасов). Фильтры по прайс-листу и месту учёта запасов можно отключить.

·         Копирование строк из других заказов на покупку.

·         Сканирование штрих-кодов номенклатуры и ввод количества с ТСД. Затем на основе информации из ТСД создаются строки закупки.

·         По созданному заказу на покупку в системе менеджер секции формирует заказ поставщику в установленной форме. Непосредственно форма заказа поставщику часто разрабатывается под конкретные требования, но есть и стандартная печатная форма, которой можно воспользоваться.

Возможно регистрировать в системе количество и цены, которые подтвердил поставщик в электронном документе «Подтверждение».

По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Заказ поставщику

Унифицированная форма для заказа поставщику

2

Отчёт «Спланированные закупки»

Отчёт по спланированным закупкам

3

Отчёт «Заказано у поставщиков»

Номенклатура, заказанная у поставщиков

2.2.3.5. Оприходование товара на ТЦ

·         При оприходовании товара от поставщика возникают два рода задач. С одной стороны, необходимо обрабатывать исключения (перепоставки, недопоставки). С другой, необходимо вести учёт сертификатов на товар, по которым осуществляется жёсткий надзор со стороны контролирующих органов. При этом физическая приёмка при наличии штрих-кодов на номенклатуре должна производиться с ТСД, чтобы исключить ошибки ввода и ускорить процедуру. Это можно реализовать разными способами, но предпочтительным является вариант, когда, во-первых, возможна работа без ТСД, а во-вторых, в ТСД отображается плановое количество номенклатуры.

·         Также необходимо останавливать товародвижение немаркированного товара именно на этапе приёмки, распечатывать ценники на всё количество в поставке и маркировать товар, чтобы в дальнейшем иметь возможность сканировать номенклатуру с ТСД для наиболее точного учёта.

·         Процесс оприходования номенклатуры на ТЦ может отслеживаться менеджером по закупкам с помощью отчётов из системы.

На складе ТЦ непосредственно в процессе оприходования участвуют кладовщик, оператор склада и специалист финансовой службы. Кладовщик распечатывает документы для проведения приёмки, выгружает задание ТСД для оператора склада, проверяет документы поставщика. Специалист финансовой службы сверяет данные из документов поставщика и склада между собой, формирует себестоимость номенклатуры. Для поддержки данных процедур в системе есть следующие возможности:

1.       Печать документа для сверки с поставщиком – с указанием планового количества номенклатуры (для исключения перепоставок) и полем для ввода фактического количества. Данный документ может использоваться совместно с ТСД либо не использоваться.

2.       Обмен данными с ТСД позволяет вводить информацию, сканируя штрих-коды номенклатуры. Это повышает скорость приёмки и минимизирует ошибки ввода данных.

3.       Данные из ТСД могут быть просмотрены и скорректированы в системе перед регистрацией. Таким образом, можно ввести дополнительную проверку введённой информации.

4.       На основании данных из ТСД в системе может быть зарегистрирована информация о сертификатах на номенклатуру. Данная функция доступна из журнала регистрации данных, загруженных из ТСД. Также информация о сертификатах может быть внесена позже.

Рисунок 10. Просмотр данных о сертификатах

5.       Данные о сертификатах, которые должен был доставить поставщик, и о просроченных сертификатах выводятся в отчёты на основании сопоставления информации о фактическом приходе номенклатуры, необходимых типов сертификатов для каждой номенклатуры и зарегистрированных сертификатах.

6.       Можно создать журнал печати этикеток на номенклатуру и количество из заказа на покупку, чтобы распечатать этикетки на весь поступивший товар.

7.       Регистрация прихода производится на количество, которое зарегистрировано в системе на основе данных, загруженных с ТСД. Таким образом, исключается дублирование ввода данных.

8.       Печать Приходного ордера – «Типовая межотраслевая форма М-4» – с указанием фактически полученного количества номенклатуры, планового количества и отклонений.

9.       Обработка накладной бухгалтерии на полученное количество – опять же исключается повторный ввод данных. Причём бухгалтерия не изменяет данные по количеству, т.к. за них несёт ответственность склад.


По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Отклонение в количестве.

Недопоставки/перепоставки в разрезе поставщиков и закупок по следующим показателям: количество, сумма, дата.

2

Отчет по просроченным сертификатам

Выводится список сертификатов с датой окончания действия меньше текущей даты, и факт отсутствия сертификата

3

Отчет по сертификатам, которые должен доставить поставщик

Разница между поступившей номенклатурой и номенклатурой, на которую есть сертификаты типов, определённых для данной номенклатуры (через группу сертификации).

4

Количество возвратов

Количество возвратов поставщикам.

5

Сравнение цен в прайс-листе поставщика с ценами в закупках в разрезе дат.

Выводить процент расхождений по позициям и общий процент расхождения.

6

Статистика товарная группа (подгруппа)-поставщик

Статистика поставок номенклатуры за 2 периода, сгруппированная по товарным группам

7

Статистика товарная группа (подгруппа)-номенклатура

Статистика поставок номенклатуры за 2 периода, сгруппированная по поставщикам

8

Количество поставок, потраченное время на приёмку и среднее время одной приёмки за указанный период

Статистика приёмки поставок с количественными показателями

9

Разница между заказанным и поступившим товаром

Сравнение заказанного и поступившего товара, можно установить фильтр по складу

10

Форма М4

Приходный ордер

2.2.3.6. Обработка возвратов поставщикам

В целом возвраты поставщикам в процентном отношении являются относительно редким действием, однако, исходя из большого количества номенклатуры и интенсивного товародвижения, объём возвратов может быть значительным. Следовательно, необходимы формализованные процедуры, чтобы склад обрабатывал возвраты не менее согласованно, чем приёмку от поставщиков.

В решении возвраты поставщикам производятся по чёткому регламенту, ровно как и оприходование, несмотря на то, что в действительности возвраты встречаются намного реже. Тем не менее, установлены процедуры взаимодействия сотрудников для обработки возвратов поставщикам и есть функциональность, поддерживающая осуществление возвратов:

1.       Для создания возврата в системе есть функция, которая копирует строки исходного заказа и сопоставляет исходные складские проводки и проводки по возврату для точного учёта себестоимости возвращаемой номенклатуры.

2.       Если нельзя сопоставить возврат с заказом на покупку, то при пересчёте себестоимости его себестоимость будет рассчитана по указанному в складской модели каждой номенклатуры методу (FIFO, LIFO и т.д.).

3.       Возврат оформляется в виде Акта приемки с отрицательным количеством по системе и Приходного ордера в виде печатного документа.

4.       В пакете документов по возврату также формируются Товарно-транспортная накладная (ТТН, форма ТОРГ-12) и счёт-фактура установленных форм

По итогам работы в системе формируются следующие первичные документы (кроме стандартных отчётов по наличию на складе и проводкам):

Название

Описание

1

ТОРГ – 12

Товарная накладная

2

Форма М4

Приходный ордер

3

Счёт-фактура

Счёт-фактура на возвращаемый товар

2.2.3.7. Обработка ошибок по закупкам

Человеческий фактор всегда вносит корректировки в работу любой системы. В целом концепция работы с Microsoft Dynamics AX строится на следующих принципах:

1.       Не контролировать ввод пользователем неверных данных, т.е. «защита от дурака» реализуется редко. Это связано с тем, что к работе с системой допускаются пользователи, достаточно квалифицированные и отвечающие за введённую информацию.

2.       Контролируется лишь целостность данных системы. У пользователя нет средств, чтобы нарушить внутреннюю согласованность данных в системе, например, системой контролируются суммы налогов, себестоимости товара, задолженности поставщику при оприходовании товара по четырём контурам: Налоги, Склад, Поставщики, Главная книга.

3.       Позволять корректировать данные в системе на любом этапе. Не на любом этапе можно исправить уже введённые значения, однако в этом случае должна быть возможность сделать парные корректирующие операции.

Решение рассчитано на то, что в любой процедуре могут возникать любые ошибки ввода данных в систему, поэтому предусмотрены возможности исправления данных на каждом этапе:

1.       После загрузки данных из ТСД в систему;

2.       После регистрации в системе данных, загруженных из ТСД;

3.       После регистрации физического прихода номенклатуры на склад;

4.       После формирования себестоимости номенклатуры (по складу и по Главной книге), задолженности поставщику, налоговых проводок.

Принципиальным моментом стандартной системы Microsoft Dynamics AX является невозможность удалить складские проводки, начиная с определённого статуса, а также сформированные финансовые проводки по Главной книге. При исправлении ошибок делаются новые проводки, причём, во-первых, данные проводки регистрируются на то же количество, даты, суммы, что и исходные (это справедливо как для складских, так и для финансовых проводок); во-вторых, для складских проводок в системе осуществляется сопоставление корректируемых и корректирующих проводок для корректного формирования себестоимости возвратов.

Желательным вариантом является сторнирование документа целиком, для чего есть специальные функции (для Акта приёмки и Накладной), однако если товар уже был продан, есть возможность сделать проводки, корректирующие отдельные товарные и финансовые операции по документу.

Для финансовых проводок важно отмечать корректирующие проводки специальным признаком («красное сторно»), чтобы исключить их вместе с корректируемыми из отчётов по оборотам.

Результаты корректирующих операций можно посмотреть в следующих отчётах системы:

Название

Описание

1

Складские проводки

Приходы и расходы, отфильтрованные по параметрам

2

Карточка учёта материалов

Вывод всех проводок с остатками на дату подробно по конкретной номенклатуре

3

Ведомость прихода-расхода

Суммарный приход и расход по номенклатуре

4

Физ. наличие по складам

Физическое наличие номенклатуры (по разным статусам наличия)

2.3. Внутренняя логистика

2.3.1. Краткое описание возможностей

Модуль позволяет производить перемещения между удалёнными складами, инвентаризацию, уценку, пересортицу и списывать брак/порчу.

2.3.2. Преимущества для бизнеса

Использование готовой функциональности для перемещений позволяет устранить конфликты между сотрудниками складов при расхождениях между отгруженным и полученным товаром. Предлагаемый процесс инвентаризации обеспечивает увеличение скорости при подсчете в торговом зале с использованием ТСД, а процедуры пересорта и уценки позволяют устранять ошибки приёмки и вовремя снижать цену на номенклатуру с истекающим сроком годности. Также система позволяет реализовать выбранную маркетинговую стратегию с использованием подарочных наборов, которые можно собирать из любых номенклатур.

2.3.3. Сценарии работы в системе

2.3.3.1. Перемещения между ТЦ

При перемещении между двумя местами учёта запасов важным моментом является разделение материальной ответственности. Возникает необходимость фиксировать отдельно то, что было фактически отгружено на складе-источнике, и то, что было фактически получено на складе-получателе. Причём желательно, чтобы расхождения образовывались в разрезе партий на отдельном месте учёта запасов – транзитном складе. Складская аналитика «партия» даёт возможность проследить товародвижение конкретной партии прихода, в частности, перемещения.

Если необходимо переместить товар между двумя торговыми центрами, то менеджер секции на складе-получателе создаёт заказ на перемещение, который менеджер секции на складе-источнике может скорректировать. Кладовщик на складе-источнике отгружает по заказу на перемещение, фиксируя фактически отгруженное количество. Кладовщик на складе-получателе принимает номенклатуру по заказу на перемещение, фиксируя фактически полученное количество.

Важными функциями системы при этом являются:

1.       Формирование как складских проводок по отгрузке, так и складских проводок по приёмке по единому документу – заказу на перемещение, который является новой функциональностью Microsoft Dynamics AX 4.0.

2.       Автоматическое формирование расхождения между отгрузкой и приёмкой на транзитном складе.

Рисунок 11. Просмотр заказов на перемещение

Результаты перемещений можно посмотреть в следующих документах системы:

Название

Описание

1

Складские проводки

Приходы и расходы, отфильтрованные по параметрам

2

Карточка учёта материалов

Вывод всех проводок с остатками на дату подробно по конкретной номенклатуре

3

Ведомость прихода-расхода

Суммарный приход и расход по номенклатуре

4

Физ. наличие по складам

Физическое наличие номенклатуры (по разным статусам наличия)

2.3.3.2. Инвентаризация в ТЦ

Инвентаризация является критически важным инструментом для поддержания информации о складских остатках в системе в актуальном состоянии. Специфика розничной торговли налагает ограничения на разделение торгового центра на места учёта запасов и ячейки в системе – такое разделение ведёт к большому количеству операций перемещения, не добавляя конкурентных преимуществ при небольших складских запасах на ТЦ. С другой стороны, всё более распространёнными становятся ТЦ, работающие 24 часа в сутки. Для таких форматов торговли критически важно провести инвентаризацию как можно быстрее, т.к. во время инвентаризации торговля, в любом случае, останавливается. Ускорить процесс можно двумя путями: с одной стороны, разделяя торговый зал на участки, по которым инвентаризацию проводят отдельные сотрудники; с другой стороны, используя ТСД для ускорения подсчёта. От системы в этом случае требуется поддержка инвентаризации с помощью меток, соответствующим секциям, по которым проводится инвентаризация, и поддержка обмена данными с ТСД.

В решении реализована инвентаризация торгового зала, когда несколько сотрудников с разными терминалами сбора данных могут проводить подсчёт количества одного и того же товара в аналитике хранения, представленной одним местом учёта запасов (склада) в системе. Также реализованы следующие функции:

1.       Консолидация результатов инвентаризации участков торгового зала в едином журнале;

2.       Печать Списка инвентаризации в случае, если ТСД не используется;

3.       Печать предварительных итогов по инвентаризации до регистрации её в системе с указанием суммарного процента расхождения по номенклатуре;

4.       Печать всех необходимых документов для подписания инвентаризационной комиссией: Сличительной ведомости, Акта списания.

По итогам работы в системе формируются следующие документы:

Название

Описание

1

Список инвентаризации

Номенклатура, которую необходимо инвентаризировать

2

Форма ИНВ-19

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей

3

Форма ТОРГ-16

Акт списания

4

Форма ИНВ-3

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей

5

Форма ИНВ-26

Ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией

6

Отчёт «Неразнесённая инвентаризация»

Недостачи и излишки по неразнесённым журналам инвентаризации суммарно по номенклатуре

7

Отчёт «Статистика инвентаризации»

Процент отклонения инвентаризированного количества от количества в системе по номенклатуре и выбранной комбинации аналитик хранения.

2.3.3.3. Сборка/разборка на ТЦ

Формирование подарочных наборов является одним из инструментов проведения маркетинговой политики компании. Если подарочные наборы не продаются, возникает необходимость продать компоненты подарочного набора по отдельности. В то же время на номенклатуру может быть назначена только одна розничная цена для кассы, поэтому возникает необходимость собирать и разбирать номенклатуру по системе, причём себестоимость подарочного набора должна обновляться после коррекции себестоимости компонентов.

Если необходимо произвести сборку/разборку (подарочные комплекты и т.п.), то эту операцию можно зарегистрировать в системе как списание компонентов и приходование комплекта (в случае сборки), причём себестоимость комплекта будет складываться из себестоимости компонентов. Если операция является типовой, имеет смысл сохранить спецификацию в системе, а затем система при регистрации складских операций будет разворачивать спецификацию в зависимости от нормативного состава и количества единиц спецификации. При этом можно:

1.       Распечатать состав спецификации;

2.       Учитывать многоуровневые спецификации;

Рисунок 12. Конструктор спецификаций

Результаты сборки/разборки можно посмотреть в следующих документах системы:

Название

Описание

1

Журнал спецификации

Печать планируемой сборки/разборки

2

Отчёт «Строки»

Строки выбранных спецификаций

3

Отчёт «Применимость»

Вхождение компоненты в различные спецификации

4

Отчёт «Расчёт спецификации»

Расчёт себестоимости готовой спецификации исходя из себестоимости компонент

5

Складские проводки

Приходы и расходы, отфильтрованные по параметрам

6

Карточка учёта материалов

Вывод всех проводок с остатками на дату подробно по конкретной номенклатуре

7

Ведомость прихода-расхода

Суммарный приход и расход по номенклатуре

8

Физ. наличие по складам

Физическое наличие номенклатуры (по разным статусам наличия)

2.3.3.4. Списание брака/порчи на ТЦ

Списание брака/порчи актуально для розничной торговли в связи с невозможностью реализовать испорченный товар и держать под него место на складе, которое является в ТЦ, как правило, ограниченным. При работе с бракованным/испорченным товаром могут возникать сложности, которые необходимо корректно обрабатывать:

1.       Брак не должен учитываться как запасы в наличии при сводном планировании, поэтому его необходимо перемещать в выделенное место учёта запасов.

2.       Списание является операцией, которую склад не может проводить самостоятельно, чтобы исключить злоупотребления, поэтому процедура должна подразумевать одобрение списания бухгалтерией. Кроме того, должна быть возможность выбрать корр. счёт и финансовую аналитику для проведения операции по Главной книге.

3.       Для списания в ТСД или печатном документе необходимо видеть количество в наличии по номенклатуре, чтобы отметить списываемое количество в уже готовом списке для ускорения процедуры.

Если необходимо списать брак/порчу, то в системе предусмотрено, что сначала брак/порча может перемещаться в отдельное место учёта запасов, откуда уже можно производить списание частями. Такой вариант учёта не является специфичной функциональностью, однако он опробован на многих предприятиях и является частью решения как наиболее подходящий для учёта брака. Кроме того, такой вариант обеспечивает согласованность учёта товародвижения на складе со сводным планированием и другими модулями системы.

Списание может производиться с использованием ТСД либо печатного документа. Печатный документ, в котором можно отметить номенклатуру для списания, а также выгрузка информации для ТСД содержат только номенклатуру и количество в наличии в месте учёта запасов, выделенного под бракованный товар, что ускоряет процедуру списания.

Согласно действующему законодательству, списание оформляется Актом списания, который печатается из системы в установленной форме.

Если списание номенклатуры ещё не согласовано с бухгалтерией, но номенклатура отмечена для списания, то она резервируется в складском журнале, так что случайное её использование в других внутрискладских операциях исключается.

Важной частью функциональностью являются отчёты по списанию, где проводки по списанию группируются по поставщикам, веткам классификатора номенклатуры или причинам списания, что помогает менеджерам по закупкам анализировать номенклатуру в соответствующих разрезах и корректировать при необходимости взаимоотношения с поставщиками.

Таким образом, в процессе списания и после списания брака/порчи из системы формируются следующие документы:

Название

Описание

1

Форма ТОРГ-16

Акт списания

2

Отчёт «Списание по поставщику»

Списание номенклатуры за период с группировкой по поставщику

3

Отчёт «Списание по группе номенклатуры»

Списание номенклатуры за период с группировкой по веткам номенклатурного классификатора

4

Отчёт «Списание по причине списания»

Списание номенклатуры за период с группировкой по причинам списания

2.3.3.5. Пересортица на ТЦ

Вообще термин «пересортица» обозначает коррекцию складских остатков после приёмки и, возможно, ряда внутрискладских операций по номенклатуре, так что корректировать регистрацию приёмки уже не имеет смысла (кстати, для этого предназначен БП обработки ошибок по закупке). Пересортица актуальна для розничной торговли ввиду большого количества номенклатурных позиций и складских операций по ним. Ситуация может усугубляться отсутствием дисциплины при работе с поставщиками, что приводит к отсутствию маркировки на приходуемом от поставщиков товаре. Процедура пересортицы предназначена для коррекции складских остатков без привлечения бухгалтерии, что возможно только при наличии чётких ограничений на данную операцию в системе.

Если обнаружена пересортица после приёмки, то она может быть зарегистрирована в системе, причём система проконтролирует выполнение следующих условий:

1.       Пересортица может производиться только для номенклатуры из одной ветки определённого уровня ассортиментного классификатора;

2.       Сумма по журналу, которая считается как (количество* себестоимость номенклатуры) по всему журналу не превышает значение, введённое в параметр «Граница пересорта»;

3.       У двух номенклатур, между которыми производится пересортица, одинаковые счета учёта себестоимости;

4.       У двух номенклатур, между которыми производится пересортица, должно быть одинаковое количество по модулю.

Таким образом, бухгалтерии достаточно задать параметр «Граница пересорта», чтобы разрешить корректировать складские остатки в случае незначительного расхождения между себестоимостями списываемой/приходуемой номенклатур, с одной стороны, и исключить злоупотребления при использовании данной операции, с другой. При этом у бухгалтерии остаётся возможность проверки проведённых операций пересортицы, так как пересортица оформляется Актом о сведении пересортицы и подписывается работниками склада. Далее бухгалтерия может проанализировать причины пересортицы с помощью функции отслеживания данной партии от момента списания до момента оприходования и принять меры по исключению пересортицы по данной позиции в дальнейшем.

Важным моментом проведения процедуры пересортицы в системе является сопоставление приходных и расходных проводок, что влечёт за собой корректное обновление себестоимости приходных проводок при проведении пересчёта себестоимости.

По итогам работы в системе формируются следующие первичные документы и отчёты:

Название

Описание

1

Акт о сведении пересортицы

Акт с указанием номенклатуры и количества, розничных и закупочных цен, между которыми проводится пересортица

2

Отчёт «Списание по поставщику»

Списание номенклатуры за период с группировкой по поставщику

3

Отчёт «Списание по группе номенклатуры»

Списание номенклатуры за период с группировкой по веткам номенклатурного классификатора

4

Отчёт «Списание по причине списания»

Списание номенклатуры за период с группировкой по причинам списания

2.3.3.6. Уценка на ТЦ

Если у номенклатуры приближается дата годности, имеет смысл снизить цену. При этом возникает, как и при пересортице, необходимость контроля за данной операцией для исключения злоупотреблений. Суть операции заключается в списании одной номенклатурной единицы с одной ценой продажи и одновременном приходовании другой номенклатурной единицы с другой ценой продажи. Но необходимо сопоставить приходную и расходную проводки, чтобы себестоимость приходной проводки обновлялась при пересчёте.

Если необходимо произвести уценку товара, т.е. продавать тот же товар по более низкой цене, то данную операцию можно зарегистрировать в журнале Уценки при выполнении следующего набора условий:

1.       Уценка может производиться только для номенклатуры из одной ветки определённого уровня ассортиментного классификатора;

2.       Сумма по журналу, которая считается как (количество* себестоимость номенклатуры) по всему журналу не превышает значение, введённое в параметр «Граница пересорта»;

3.       У двух номенклатур, между которыми производится уценка, одинаковые счета учёта себестоимости;

4.       У двух номенклатур, между которыми производится уценка, должно быть одинаковое количество по модулю.

Таким образом, бухгалтерии достаточно задать параметр «Граница пересорта», чтобы разрешить проведение уценки. При этом у бухгалтерии остаётся возможность проверки проведённых операций уценки, так как пересортица оформляется Актом уценки и подписывается работниками склада. Далее бухгалтерия может проанализировать причины уценки с помощью функции отслеживания данной партии от момента списания до момента оприходования и принять меры по исключению уценки по данной позиции в дальнейшем.

Важным моментом проведения процедуры уценки в системе является сопоставление приходных и расходных проводок, что влечёт за собой корректное обновление себестоимости приходных проводок при проведении пересчёта себестоимости.

По итогам работы в системе формируются следующие первичные документы и отчёты:

Название

Описание

1

Акт уценки

Акт с указанием всей номенклатуры и количества, которые участвуют в уценке. Также выводятся розничные цены, сумма и процент уценки.

2

Отчёт «Списание по поставщику»

Списание номенклатуры за период с группировкой по поставщику

3

Отчёт «Списание по группе номенклатуры»

Списание номенклатуры за период с группировкой по веткам номенклатурного классификатора

4

Отчёт «Списание по причине списания»

Списание номенклатуры за период с группировкой по причинам списания

2.4. Продажи

2.4.1. Краткое описание возможностей

Модуль позволяет производить оптовые продажи наряду с розничными продажами, а также вести справочники клиентов и договоров с оптовыми клиентами. Кроме того, возможно корректировать ошибки ввода и регистрировать возвраты от клиентов, регистрировать заявки на доставку от клиентов.

2.4.2. Преимущества для бизнеса

Использование готовой функциональности для перемещений позволяет устранить конфликты между сотрудниками складов при расхождениях между отгруженным и полученным товаром. Предлагаемый процесс инвентаризации обеспечивает увеличение скорости при подсчете в торговом зале с использованием ТСД, а процедуры пересорта и уценки позволяют устранять ошибки приёмки и вовремя снижать цену на номенклатуру с истекающим сроком годности. Также система позволяет реализовать выбранную маркетинговую стратегию с использованием подарочных наборов, которые можно собирать из любых номенклатур.

2.4.3. Сценарии работы в системе

2.4.3.1. Ведение справочника оптовых клиентов

Наряду с розничными продажами в решении должны быть возможности продаж оптовым клиентам, которые имеют свои особенности. В частности, если розничный клиент может учитываться единой записью в справочнике клиентов, то оптовые клиенты необходимо учитывать отдельными записями. Далее это позволит вести договора, контактную информацию, адреса и реквизиты, информацию о банковских счетах индивидуально.

Запись в справочнике клиентов можно создать не только когда заключён договор с оптовым клиентом, но и когда необходимо сохранить контактную информацию и реквизиты клиента. Абсолютно аналогично ведению справочника поставщиков вводится название, условия и способы поставки, контакты.

Рисунок 13. Справочник клиентов

В созданной записи оптового клиента в системе специалист финансовой службы вводит реквизиты, адрес, условия и способы оплаты, налоговую группу, информацию о банковских счетах.

По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Клиент

Адрес и финансовые настройки для клиента

2

Базовые данные клиента

Полная информация из карточки клиента

3

Телефоны клиентов

Список телефонов и контактных лиц по клиентам

2.4.3.2. Ведение справочника договоров с оптовыми клиентами

Аналогично ведению договоров с поставщиками, договоры с клиентами должна просматривать финансовая служба, вводить финансовые условия поставок по договору и одобрять договора.

Если необходимо сохранить в системе информацию о договоре с клиентом, менеджер по работе с оптовыми клиентами создаёт договор в системе, вводит данные поставщика и контактную информацию, период действия договора, условия оплаты, описание предмета договора. Договора автоматически нумеруются системой.

Использование специальной функции для перевода договора в статус «Действует» позволяет разграничить права между специалистами финансовой службы (разрешает использовать договор для закупок товара) и менеджером по закупкам. Кроме того, есть функция копирования, которая копирует клиента в справочник поставщиков, а договор с клиентом – в договор с поставщиком.

Для договора учитываются следующие условия:

1.       Дата начала, дата окончания;

2.       Дата заключения договора;

3.       Валюта;

4.       Сумма договора;

5.       Условия оплаты;

6.       Способ оплаты;

7.       Вариант оплаты;

8.       График оплаты;

9.       Платёжные дни;

10.   Скидка по оплате;

11.   Контактная информация;

По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Реестр договоров

Содержит поля: Наименование организации, № договора, Дата подписания, Срок действия, Предмет договора, Форма оплаты          , Ответственный               , Передан в финансовую службу

2.4.3.3. Ведение цен оптовых продаж

Оптовым клиентам логично предлагать ценовые соглашения, отличные от розничных цен: цены по группам оптовых клиентов, а также различные виды скидок. Для этого в системе должен существовать «дистрибуторский» механизм ценообразования – цены в прайс-листах по датам действия.

Если для продаж оптовым клиентам согласованы ценовые соглашения, отличные от розничных цен, то их можно внести в систему для автоматической подстановки ценовых значений в заказы на продажу. При вводе ценовых соглашений могут учитываются следующие моменты:

·         Цена действует в течение заданного периода времени (интервал может быть открытым);

·         Цены вводятся с указанием количества поставки, с которого они начинают действовать;

·         Возможно вводить скидки, действующие при покупке одной позиции, при покупке нескольких позиций одновременно, при покупке на определённую сумму;

·         Система автоматически осуществляет поиск наиболее выгодного ценового соглашения.

·         Ценовые соглашения могут быть указаны для конкретного клиента, для группы клиентов (цена – для ценовой группы, скидка по позиции – для группы скидок по позиции и т.д.), для всех клиентов.

Рисунок 14. Просмотр оптовых цен

По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Прайс-лист клиента

Цены продажи с возможностью фильтрации по параметрам номенклатуры и клиента, выбора набора складских аналитик для отображения.

2

Прайс-лист

Цены продажи с возможностью фильтрации по параметрам номенклатуры, выбора набора складских аналитик для отображения.

3

Список цен/скидок

Список цен с указанием процентных скидок в прайс-листе.

2.4.3.4. Комплектация и отгрузка оптовым клиентам с ТЦ

Оптовые продажи из торгового центра представляют определённую сложность.

Во-первых, оптовому клиенту может потребоваться большой список номенклатуры, который он захочет составить на основании образцов в торговом зале. Процесс подбора товара по образцам удобно реализовать с вводом информации в ТСД и печатью Лейбл-листов: как для отбора товара на складе, так и для оплаты товара клиентом.

Во-вторых, оптовый клиент может захотеть оплатить банковским переводом, а для этого необходимо выставить счёт с реквизитами организации. Но через кассу оплата также может производиться.

В-третьих, большое количество товара неудобно проводить через кассу. Следовательно, может возникнуть потребность регистрировать саму отгрузку в бэк-офисе.

В-четвёртых, по отгрузке необходимо распечатать набор сопроводительных документов установленных форм, включая Товарно-транспортную накладную, а затем выставить клиенту Счёт-фактуру.

Если необходимо выполнить отгрузку оптовому клиенту, то оператор склада ТЦ сканирует с ТСД номенклатуру, вводит количество и загружает информацию из ТСД в систему. Помимо этого, менеджер по работе с оптовыми клиентами может принять заказ клиента по телефону и ввести информацию в систему сразу, видя по системе наличие товара на складе. Из системы оператор склада может распечатать Лейбл-лист для сбора товара на складе и также дать экземпляр клиенту для оплаты товара на кассе.

Если клиент расплачивается наличными, то товар отгружается клиенту по кассовому чеку. Если клиент расплачивается по безналичному расчёту, то после создания заказа на продажу в системе на основании загруженных данных из ТСД из системы распечатывается счёт на оплату. После подтверждения оплаты товар из заказа на продажу может быть отгружен клиенту.

Рисунок 15. Просмотр заказов клиентов

При отгрузке клиенту из системы распечатываются Накладная и Счёт-фактура

В целом понятный процесс имеет ряд требований, выполнение которых делает работу сотрудников более эффективной:

·         В ТСД отображается количество в наличии по системе.

·         В лейбл-листе присутствуют штрих-коды для сканирования на кассе.

По итогам работы в системе формируются следующие первичные документы и отчёты:

Название

Описание

1

Лейбл-лист

Список номенклатуры с указанием количества и штрих-кодов

2

ТОРГ-12

Товарная накладная, товарно-сопроводительный документ

3

Счёт-фактура

 

4

Счёт на оплату

Счёт для оплаты клиентом товара по безналичному расчёту

5

Акт сверки с оптовым клиентом

Стандартная форма

6

Акт о выполненных работах

Выписывается на услуги, которые были оказаны клиенту

2.4.3.5. Регистрация результатов продаж

При регистрации результатов продаж, в основном, возникают сложности технического характера:

1.       Наладить надёжную интеграцию между кассовым сервером и ERP-системой;

2.       Обеспечить обработку системой большого количества складских и финансовых транзакций, возникающих в результате розничных продаж и возвратов по кассе, за приемлемое время.

При этом остаётся вопрос проверки данных, поступивших с касс, перед окончательной их регистрацией в системе.

Результаты продаж загружаются в AX из центрального кассового сервера или центрального сервера розничной системы, после чего в AX формируются заказы на продажу. Итоги в Заказах на продажу сверяются с данными из Z-отчётов, после чего заказы на продажу одобряются для формирования складских и финансовых проводок.

По расписанию в системе запускается пакетное задание, которой формирует по заказу на продажу складские и финансовые проводки, причём эта процедура значительно ускорена по сравнению со стандартной обработкой накладных в AX.

Важной частью розничного решения является набор отчётов для всестороннего анализа розничных продаж:

Название

Описание

1

АВС классификация товаров по выбранной модели

АВС классификация товаров по выбранной модели (объем реализации, маржа, себестоимость)

2

Список продаваемых товаров (сумма и маржа)

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по группам номенклатуры.

3

Отчет о розничной продаже за 2 периода

Сравнение объема продажи (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимости, маржи, маржи %, наценки % номенклатуры за 2 периода в разрезе номенклатуры с группировкой по группам номенклатуры.

4

Отчет о розничной продаже по группам

Объем реализации (сумма) в разрезе групп номенклатуры и с указанием процента реализации группы по отношению к проценту реализации группы  более высокого уровня.

5

Отчет о розничной продаже по группам

Объем реализации (сумма) в разрезе групп номенклатуры и с указанием процента реализации группы по отношению к проценту реализации группы  более высокого уровня.

6

Отчет о розничной продаже

Объем реализации (сумма) в разрезе номенклатуры с группировкой по группам номенклатуры и с указанием процента реализации номенклатуры по отношению к проценту реализации всей номенклатуры группы и с указанием количества дней в которые продавалась номенклатура за прошлые 30 дней.

7

Отчет об убыточных продажах

Объем убытка при продаже номенклатуры в разрезе номенклатуры с группировкой по группам номенклатуры.

8

Список продаваемых товаров по брендам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по брендам.

9

Список продаваемых товаров по поставщикам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по поставщикам.

10

Список продаваемых товаров по сезонам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по сезонам.

11

Список продаваемых товаров по цветам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по цветам.

12

Список продаваемых товаров по размерам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по размерам.

13

Список продаваемых товаров по размерам контейнеров

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по размерам контейнеров.

14

Список продаваемых товаров по клиентам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по клиентам.

15

Отчет по прибыли

Отчет по прибыли от продаж с учетом возвратов от клиентов и списания товара.

2.4.3.6. Возвраты розничных покупателей

При возврате товара от клиента формально от системы не требуется дополнительных функций. Однако для ускорения процедуры возврата можно выводить форму Заявления на возврат и Расписки в получении денег на основании данных, введённых в систему. Когда деньги возвращаются в кассу, необходимо печатать Расходный кассовый ордер установленной формы.

Если клиент возвращает товар, его данные, прежде всего, вносятся в систему:

·         ФИО, паспортные данные клиента;

·         Контрольно кассовый чек и дата чека, по которому был продан товар;

·         Причина возврата.

На основании внесённой информации из системы может распечатываться заявление на возврат товара и расписка в получении денег. Кроме того, в модуле Денежные средства может быть зарегистрирована операция выдачи денег клиенту и печати Расходного кассового ордера.

По итогам работы в системе формируются следующие первичные документы и отчёты:

Название

Описание

1

Акт приёмки М-4

Документ, подтверждающий приёмку товара от клиента

2

РКО

Расходный кассовый ордер

3

Расписка в получении денег

Расписка клиента в получении денег из кассы

4

Заявка на возврат

Заявка на возврат товара от покупателей

2.4.3.7. Оформление доставки клиенту

При покупке габаритного товара покупателю бывает удобно заказать услугу доставки, которая подразумевает использование готового прейскуранта на услуги доставки по зонам, внесение данных по адресу доставк;, зарегистрировать оплату и оказание услуги.

Если покупатель желает заказать доставку товара, то менеджер по приему заявок создает заявку на доставку со следующими реквизитами:

·         Код заказчика (Название юр. лица или ФИО грузополучателя)- текстовая информация.

·         Адрес доставки

·         Номер кассового чека, подтверждающего оплату за товар.

·         Информация об оплате доставки (номер кассового чека).

·         Дата и интервал требуемого времени доставки.

·         Зона доставки – по этому признаку определяется стоимость услуги.

·         Состав доставки – номенклатура с указанием количества, веса, объёма.

На основе введённой информации печатается заявка на доставку, которую подписывает покупатель, после чего заявка переходит в статус «Подтверждено» и переходит к оператору склада, который производит комплектацию по заявке. Если товар по заявке готов к отгрузке, оператор склада переводит заявку в следующий статус.

Диспетчер формирует рейсы на следующий день из общего списка заявок, готовых к отгрузке. В рейсах содержится информация о зоне доставки и направлении, транспортном средстве, указываются планируемые дата и время отправления. Также диспетчер привязывает к рейсу заявки на доставку. При этом в рейсе учитываются привлечённые транспортные средства компании-перевозчика.

Водитель-экспедитор осуществляет доставку и подтверждает доставку у клиента, затем сдаёт заполненные документы диспетчеру для регистрации произведённой доставки по системе.

По итогам работы в системе формируются следующие первичные документы и отчёты:

Название

Описание

1

Заявка на доставку

Поля отражают необходимую для доставки информацию и историю обработки заявки на доставку.

2

Реестр заявок на доставку

Выводит список заявок, отсортированных по одному из их признаков

2.5. Планирование

2.5.1. Краткое описание возможностей

Модуль позволяет создавать спланированные потребности в номенклатуре и спланированные перемещения между местами учёта запасов на основе прогноза продаж, запасов в наличии, динамики расходов, которая учитывается в минимальном запасе по номенклатуре, и параметров планирования. В функциональность модуля не входит само прогнозирование – для этого рекомендуется использовать внешнее, по отношению к ERP-системе, ПО, а в AX загружать только результаты – прогноз продаж.

2.5.2. Преимущества для бизнеса

Модуль позволяет реализовать межотраслевой стандарт MRP (Material Requirements Planning), а это, в свою очередь, позволяет снизить уровень запасов на складе, а, следовательно, и издержки на содержание «лишних» запасов, подстроиться под изменяющийся спрос.

2.5.3. Сценарии работы в системе

2.5.3.1. Запуск и обработка результатов сводного планирования

Специфика розницы в планировании проявляется в очень волатильном спросе и сокращении горизонта планирования. Если в классической модели обновление уровня минимальных запасов на складе должно производиться на основе анализа динамики расходов (продаж) за месяц минимум, то для розницы актуальной является информация о динамике расходов за последние 2 недели или даже меньше. Кроме того, затруднительно осуществлять физические перемещения на основе созданных системой спланированных переносов (хотя можно их использовать как справочную информацию). Как правило, перемещения с распределительного центра в торговый центр реально осуществлять только на основе ежедневных заявок, созданных вручную, т.к. складские площади ТЦ, как правило, очень ограничены и нужно точно следовать за потреблением. Помимо этого, должна быть возможность корректировки и утверждения всех предложенных системой значений (новый минимальный уровень запасов, спланированные закупки).

При этом важно понимать ограниченность применения модели планирования. Номенклатура, спрос на которую колеблется слишком сильно, выделяется в отдельную категорию, по которой заказы поставщикам вводятся только вручную.

Процедура планирования производится в 2 этапа. На первом этапе на ТЦ пересчитывается минимальный запас на складе на основании динамики расхода за заданный промежуток времени. Система предлагает новые значения минимальных запасов по каждой номенклатуре, которые менеджер секции может скорректировать и утвердить.

На втором этапе запускается сводное планирование, которое помимо минимального уровня складских запасов учитывает также запасы в наличии и введённый прогноз продаж. Далее, системой учитываются.

·         Количество дней доставки от поставщика;

·         Цены закупки номенклатуры у конкретного поставщика;

·         Выбор приоритета: срок доставки либо цена доставки;

·         Отрицательные дни в параметрах сводного плана – продолжительность промежутка времени, в течение которого система отказывается от планирования закупок в ожидании прихода открытых закупок.

·         Положительные дни – продолжительность промежутка времени, в течение которого допускаются складские запасы выше максимального уровня.

·         Склад пополнения для ТЦ.

·         Временная граница покрытия – фактически, временная граница планирования.

В результате система создаёт спланированные потребности в номенклатуре, которые утверждаются в рамках заказа товара поставщику (раздел «Закупки»).

Рисунок 16. Настройка параметров сводного плана

По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Отчёт «Спланированные закупки»

Отчёт по спланированным закупкам

2

Отчёт «Заказано у поставщиков»

Номенклатура, заказанная у поставщиков

3

Отчёт «Физ. наличие»

Отчёт по физическому наличию номенклатуры

2.6. Финансы

2.6.1. Краткое описание возможностей

Модуль позволяет вести управленческий учёт расчётов с контрагентами, обладая средствами интеграции с системой Клиент-банк, расчётов с подотчётными лицами, ведения кассовых операций и движений по банковским счетам, валютных и кредитных операций. Сюда же относится выгрузка первичных документов для бухгалтерского учёта в системе «1С: Бухгалтерия» и импорт через Excel финансовых проводок по заработной плате из «1С: Бухгалтерия». Российские финансовые отчёты представлены гибко настраиваемой функциональностью по формированию типовых отчётных форм.

2.6.2. Преимущества для бизнеса

Автоматизированный управленческий учёт обеспечивает прозрачность и инвестиционную привлекательность бизнеса. Это особенно важно, если перед компанией ставятся цели IPO либо иного привлечения инвестиций, получения кредитов и т.п. Также прозрачность востребована и внутри компании – для предоставления отчётности топ-менеджерам и владельцам бизнеса.

Важно помнить, что сам по себе управленческий учёт ничего не гарантирует – идея состоит в фактическом следовании его принципам и поддержке с технологической стороны реализации управленческого учёта в компании путём внедрения ERP-системы с развитым финансовым контуром.

2.6.3. Сценарии работы в системе

2.6.3.1. Инкассация

Большой объём наличных денежных расчётов в розничной торговле предполагает важность процедур инкассации:

·         прием выручки от операционных касс

·         прием рублевых и валютных наличных средств, поступающих из банков

·         прием неиспользованных подотчетных сумм и прочие поступления

·         формирование сумок с наличностью и передачу их инкассаторам

·         выдачу сумм в подотчет на командировочные и хозяйственные расходы

·         прочие наличные расчеты.

Система должна обеспечивать регистрацию перечисленных операций с денежными средствами и также средства для дальнейшего анализа зарегистрированной информации: аналитику, отчётность, запросы.

Порядок проведения инкассации является следующим:

·         Операционный кассир по окончании смены производит формирование Z- отчета, снимает кассу и сдает ее старшему кассиру в центральную кассу.

·         Старший кассир подсчитывает выручку операционной кассы, выписывает приходный кассовый ордер, записывает приход в кассовую книгу. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается операционному кассиру и хранится у него.

·         Старший кассир к моменту прибытия инкассаторов формирует сумки с наличностью для передачи последним по окончании рабочего дня. На инкассо сдается вся наличность сверх утвержденного для организации лимита кассового остатка (в основном, в мелких купюрах и разменная монета). После того как старший кассир передал деньги инкассатору, сумму, переданную инкассатору, бухгалтер должен отразить операцией на счет переводы в пути.

·         В начале следующей смены операционный кассир получает в подотчет в кассе разменную наличность.

·         После прихода банковской выписки, сумма, сданная на инкассацию, приходуется на расчетный счет.

Таким образом, в системе отражаются следующие операции:

1.       Приход выручки от операционного кассира и формирование кассового остатка.

2.       Передача части выручки на инкассацию.

3.       Формирование Кассовой книги.

4.       Зачисление инкассации на расчетный счет.

5.       Формирование задолженности по полученным операционными кассирами разменным суммам в течение смены.

6.       Оприходование излишков и недостач в кассе.

По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Приходный кассовый ордер

Типовая форма ПКО

2

Расходный кассовый ордер

Типовая форма РКО

3

Кассовая книга

Типовая форма

4

Банковская выписка

Печать выписки по счёту на основе банковских операций

5

Выписка по кассе

Выписка по бухгалтерскому счёту на основе операций по кассе

6

Проводки по кассе

Список операций по кассе

2.6.3.2. Расчеты с клиентами

В данном случае имеет смысл рассматривать только оплату по безналичной оплате оптовых продаж, т.к. по розничным продажам как в случае оплаты наличными, так и в случае оплаты банковской картой задолженность клиента закрывается непосредственно на кассовом терминале. По возвратам клиентам выдача денег рассматривается отдельно. По розничным продажам с безналичной оплатой необходимо проверять поступление денег на расчётный счёт.

В части безналичной оплаты оптовых продаж должна быть возможность отражения как предоплаты, так и постоплаты и сопоставления оплаты с задолженностью в разрезе договоров.

Если с покупателем заключен договор реализации (поставки) товара или оказания услуги, то оператор бухгалтерии контролирует своевременное поступление оплаты на расчётный счёт и закрытие задолженности, формирует акты сверок. Обеспечивается поддержка как предоплаты, так и постоплаты, импорт банковских выписок из системы «Клиент-банк», автоматическое сопоставление задолженности с платежами в разрезе договоров.

По итогам работы в системе формируются следующие первичные документы и отчёты:

Название

Описание

1

Накладная (Акт) на реализацию товаров и услуг

Стандартная форма

2

Акт сверки с оптовым клиентом

Стандартная форма

3

Счет фактура

Стандартная форма

2.6.3.3. Услуги маркетинга

Поставщику могут оказываться различные услуги маркетинга: размещение товаров на промоместах, размещение видеороликов на внутренних видео-носителях и т.п. Задача состоит в отражении продажи услуг в системе (формирование задолженности поставщикам, выставление счетов). Все эти операции необходимо регистрировать в системе.

Отдел маркетинга формирует в системе перечень услуг, оказываемых поставщикам (которые в данном случае являются нашими клиентами) в виде элементов справочника номенклатуры. Также в систему в рамках процессов ведения договоров вносятся данные о договорах, затем создаётся заказ на продажу на номенклатуру услуг, по которому и формируется задолженность после обработки Накладной в системе.

По итогам работы в системе формируются следующие первичные документы и отчёты:

Название

Описание

1

Отчет о реализации

Стандартный аналитический запрос по имеющимся на складе партиям номенклатур группы Маркетинговые услуги

2

Накладная (акт выполненных работ)

Наименование и контактную информацию клиента, Код номенклатуры  (предмет заказа), количество, сумма, ссылка на договор, НДС

3

Счет-фактура

Стандартная форма

2.6.3.4. Расчеты с поставщиками

Розница предполагает широкое использование схемы оплаты товара по реализации, помимо обычных закупок (когда задолженность отсчитывается от даты оприходования). Это удобно, т.к. не нужно увеличивать оборотные средства, можно вернуть непроданный товар поставщику. Однако есть ряд сложностей: во-первых, розница предполагает отрицательные остатки на складе из-за пересортицы, а если проданного товара больше, чем закупленного, то непонятно, кому мы должны за товар, взятый на реализацию. Во-вторых, если во время инвентаризации возникают излишки, то непонятно, от какого поставщика мы получили этот товар и кому будем должны после его продажи.

В течение разных периодов времени мы можем как закупать одну и ту же номенклатуру, так и брать на реализацию, причём даже у одного поставщика. Номенклатура на кассе определяется по штрих-коду, а использование штрих-кодов EAN-13 предполагает привязку штрих-кода к физически отдельной номенклатурной единице, что и правильно с точки зрения складского учёта, но не позволяет различать свой товар и взятый на реализацию.

В системе реализовано формирование задолженности перед поставщиком как по факту поставки, так и по реализации. В журнале платежей на основе сформированной задолженности и условий оплат по конкретному заказу на покупку с помощью функции «Предложения по оплате» можно создать строки оплаты с указанием поставщика, даты, суммы.

Рисунок 17. Функция предложения по оплате в журнале платежей поставщикам

Платёж можно сопоставить с задолженностью вручную, если не устраивает автоматическое сопоставление в разрезе договоров. Система может контролировать оплату за непоставленный товар, для этого используется значение кредитного лимита, устанавливаемое для поставщика.

Осуществление расчётов с поставщиками при закупках через подотчётных лиц осуществляется следующим образом: в закупке может быть непосредственно указано подотчетное лицо, и его задолженность закроется непосредственно в момент формирования накладной по данной закупке. В случае, если требуется сформировать в системе счет-фактуру и отразить факт временного наличия задолженности перед поставщиком, закупка оформляется стандартным образом, а в журнале платежей формируется платеж от подотчетного лица поставщику.

Также в системе можно зарегистрировать операцию взаимозачёта для поставщиков, одновременно являющихся и клиентами.

По итогам работы в системе формируются следующие первичные документы и отчёты:

Название

Описание

1

Накладная (Акт) на приходование товаров и услуг

Стандартная форма

2

Акт сверки с поставщиком

Стандартная форма

3

Реестр накладных

Стандартная форма

4

Оборотно-сальдовая ведомость по поставщикам

Стандартный отчёт с возможностью «проваливаться» (drill-down) до конкретных операций.

2.6.3.5. Расчеты с подотчетными лицами

Расчёты с подотчётными лицами актуальны для розничного предприятия, как и для предприятий в других отраслях, для общехозяйственных и командировочных расходов. В системе необходимо регистрировать выдачу денег, авансовый отчёт и возврат неизрасходованной суммы либо компенсацию перерасхода средств.

Если подотчетному лицу выдан аванс на командировочные или хозяйственные расходы, то деньги выдаются из кассы по Расходному кассовому ордеру на основании служебной записки либо приказа на командировку. Также деньги могут перечисляться на пластиковую карту, выданную сотруднику. Готовый авансовый отчёт сотрудника на основании приложенных документов регистрируется в системе.

Рисунок 18. Регистрация авансового отчёта

Возврат в кассу неизрасходованных сумм оформляется Приходным кассовым ордером, при этом сумма задолженности списывается с подотчётного лица. Возврат сумм с карты можно произвести как переводом средств на расчётный счёт, так и внесением их в кассу компании.

Если сотрудник совершил обоснованный и документально подтверждаемый  перерасход подотчетных сумм, из кассы производится возмещение перерасхода, либо с расчетного счета в случае перевода на личную пластиковую карту.

Также решение обладает следующими функциями:

·         Оперативный контроль остатка задолженности в разрезе сотрудников – подотчетных лиц и отдела.

·         Отражение в системе факта закупки ТМЦ и услуг, формирование по ним накладной и счета-фактуры и выгрузка в 1С.

·         Формирование, печать авансового отчета и выгрузка его в 1С для отражения в бухгалтерском учете.

По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Авансовый отчет

Типовая форма

2

Реестр авансовых отчетов

 

2.6.3.6. Покупка валюты

Покупка валюты может потребоваться, если есть необходимость выдать деньги сотруднику, который уезжает в зарубежную командировку, либо когда требуется оплатить контракт с зарубежным поставщиком или трудовое вознаграждение зарубежному специалисту.

В системе есть следующая функциональность, предназначенная для регистрации в системе покупки валюты и валютных операций:

·         Автоматическое ведение справочника курсов валют USD и EUR импортом с сайта ЦБ.

Рисунок 19. Функция импорта курсов валют

·         Создание в системе операций перечисления безналичных рублей и прихода валюты на банковский счет импортом из системы Клиент-банк.

·         Отражение кассовых операций в валюте с формирование кассовых документов

По итогам работы в системе формируются следующие первичные документы и отчёты:

Название

Описание

1

Оборотно-сальдовая ведомость

Обороты и остатки по счетам, задействованным в операциях покупки валюты

2

Приходный кассовый ордер

Валютный ПКО на приобретаемую наличную валюту

3

Расходный кассовый ордер

Рублевый РКО на комиссионное вознаграждение банка

2.6.3.7. Оформление кредитов

Практически не остаётся организаций, которые развиваются только за счёт собственных средств, всё более широкую практику приобретает привлечение кредитов, которые нужно учитывать, и рассчитывать начисление процента и сумму основного долга.

Для учёта кредитных операций в решении предлагаются следующие функции:

·         Отражение в системе операций по привлечению и возврату кредита в разрезе срочности и целей, а также выплате процентов и начислению курсовой разницы по валютным кредитам.

·         Отражение в системе операций по привлечению и выдаче денежных займов и процентов по ним.

По итогам работы в системе формируются следующие отчёты:

Название

Описание

1

Оборотно-сальдовая ведомость

Обороты и остатки по счетам, задействованным в операциях кредитования

2.6.3.8. Выгрузка данных для 1С

В дополнение к имеющейся системе бухгалтерского и налогового учёта организациям необходим независимый управленческий учёт с минимальными затратами на поддержание всех видов учёта. Одним из реально работающих вариантов является ведение справочников и регистрация первичной информации в системе управленческого учёта и выгрузка первичных документов в электронном виде для дальнейшей обработки в систему бухгалтерского и налогового учёта, в качестве которой в большинстве случаев выступает «1С: Бухгалтерия». Также возможна выгрузка только консолидированных финансовых проводок.

Функциональность решения предоставляет возможность по передаче справочников и первичных документов из Axapta в программу бухгалтерского учета. Интеграция организована следующим образом: По запросу пользователя из AX выгружается файл, содержащий справочную информацию и первичные документы, зарегистрированные в AX, за указываемый период. Затем этот файл загружается в систему ведения бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия».

Вся официальная бухгалтерская и налоговая отчетность, включая книгу продаж/покупок, баланс (в разрезе юридических лиц), отчет о прибылях и убытках (в разрезе юридических лиц), отчет о движении денежных средств (в разрезе юридических лиц), налоговая декларация и т. д. формируются исключительно в системе бухгалтерского учета.

2.6.3.9. Импорт зарплаты в журнал проводок

Если детализированный бухгалтерский учёт заработной платы ведётся в системе бухгалтерского учёта, то в системе управленческого учёта данная информация нужна в консолидированном виде для формирования затратной части в управленческой отчётности. Т.е. в таком случае необходимы средства интеграции, которые бы позволяли формировать проводки Главной книги в AX на основании информации, выгруженной из 1С.

Функциональность загрузки консолидированных проводок по выплате заработной платы в AX реализована с помощью импорта проводок из Excel. Excel позволяет проверить выгруженную из 1С информацию, чтобы повторно её не проверять в AX, а сразу зарегистрировать в виде финансовых проводок по журналу Главной книги.

2.6.3.10. Формирование финансовой отчетности

Требования к управленческой отчётности выражаются, как минимум, в формировании типовых форм Баланса, Отчёта о прибылях и убытках, Отчёта о движении денежных средств. С одной стороны, различается набор полей в отчёте каждой организации; с другой, план счетов каждой организации индивидуален. Следовательно, функциональность системы должна позволять гибко учитывать особенности конкретной организации путём настройки шаблонов и перечня счетов, видов сальдо пользователем.

Стандартная функциональность Microsoft Dynamics AX включает модуль «Российские финансовые отчёты», который позволяет настраивать отчёты непосредственно пользователям исходя из следующих возможностей:

·         Набор типовых отчётных форм уже входит в поставку системы (в скобках указан номер по ОКУД – Общероссийскому классификатору управленческой документации):

o    Бухгалтерский баланс (Форма 1);

o    Отчёт о прибылях и убытках (Форма 2);

o    Отчёт об изменениях капитала (Форма 3);

o    Отчёт о движении денежных средств (Форма 4);

o    Приложение к бухгалтерскому балансу (Форма 5);

o    Отчёт о целевом использовании полученных средств (Форма 6).

·         Шаблоны можно донастраивать по своему усмотрению: добавлять и удалять поля и изменять внешний вид. Можно добавлять новые отчёты с новыми шаблонами.

·         Диапазон счетов и тип сальдо или оборотов задаётся для каждой ячейки в настройках системы. В качестве примера можно использовать настройки из демо-базы.

·         Отчёты можно выводить как в основной, так и во вторичной валюте компании, если вторичная валюта используется.

·         Для каждого отчёта в настройках можно задать «плавающий» период, за который берутся исходные данные из системы: текущий месяц, текущий квартал, текущий год, предыдущий год, предыдущий квартал и т.д.

Такой перечень возможностей позволяет полностью закрыть потребности компании в формировании типовой управленческой отчётности.

2.7. OLAP

2.7.1. Краткое описание возможностей

Модуль позволяет проводить анализ больших объёмов данных, представляя их в наглядной форме. Данные хранятся в многомерной структуре. Измерения могут представлять время, элементы справочника, по которым рассчитываются показатели, сами показатели, пространственные характеристики. Данные для анализа удобно выводить ввиде таблицы, которая является двумерным пространством, т.е. необходимо зафиксировать остальные измерения на каких-то значениях (сделать «срез данных»). Также OLAP подразумевает быстрое суммирование показателей в необходимых разрезах. Для отображения данных может использоваться Excel, который обладает привычным интерфейсом для пользователя и богатыми возможностями по построению графиков и диаграмм.

2.7.2. Преимущества для бизнеса

Использование OLAP ведёт к следующим преимуществам для бизнеса:

1.       Наглядное представление больших объёмов данных ведёт к ускорению их обработки. Для принятия тех же управленческих решений требуется меньше времени. Появляются новые, ранее недоступные средства анализа информации.

2.       Специализированное хранилище многомерных данных оптимизировано для быстрого анализа: суммирования в желаемых разрезах и других вычислений,

3.       Снимается часть нагрузки с основной системы.

Настройка кубов

Рисунок 20. Настройка связей между таблицами в многомерном кубе данных

2.7.3. Многомерные кубы данных

2.7.3.1. Куб «Склад»

Отраслевая специфика

В части анализа продаж, закупок и внутрискладского движения для разделения данных доступны аналитики розницы, такие как бренд, сезон, производитель. Кроме того, отдельным измерением в OLAP выступает иерархический классификатор номенклатуры, необходимый именно для розничных предприятий. С технологической точки зрения OLAP как раз больше подходит для анализа большого объёма данных, характерных для розницы.

С точки зрения самих данных выделяются следующие измерения, для любой пары из которых можно сделать срез:

·         Период – характеризует временную ось, при этом обладает средствами предоставления данных в виде иерархии: Год – Квартал – Месяц – Дата.

·         Классификатор номенклатуры – представляет иерархию номенклатуры, что позволяет анализировать данные суммарно по веткам классификатора, а не только по отдельной номенклатуре.

·         Номенклатура – для отдельной номенклатурной единицы изначально в кубе хранятся данные о значениях показателей на момент времени или за период.

·         Склад – представляет собой пространственное измерение, места учёта запасов, к которым относятся складские операции.

·         Складская аналитика – позволяет анализировать товародвижение не только по складу, но и по партии и ячейке (необходимо для РЦ).

Есть следующие меры: сумма (в основной и вторичной валюте), количество (в единицах складского учёта), НДС, маржа (для продаж).

Таким образом, можно составлять срезы данных в пространственном измерении, временном измерении и производить суммирование по заданным периодам и ветвям классификатора номенклатуры.

Сводная%20таблица

Рисунок 21. Сводная таблица, отображение в Excel данных из многомерного хранилища.

2.7.3.2. Куб «Финансы»

Данный куб предназначен, прежде всего, для анализа финансовой информации по закупкам.

В данном кубе используются следующие измерения:

·         счёт по дебету;

·         счёт по кредиту;

·         финансовая аналитика (по дебету, по кредиту);

·         время;

·         поставщик.

Есть следующие меры: сумма в основной и вторичной валюте, сальдо.

Таким образом, можно анализировать изменение задолженности перед поставщиком во времени на основе финансовой информации, детализированной по аналитикам.

3. Схема работы интегрированного розничного решения

Рисунок 22. Схема интегрированного розничного решения

Схема является масштабируемой и к ней может быть подключено большое количество торговых центров (зависит от оборотов компании и количества транзакций в день). В качестве кассовых серверов может использоваться любая торговая система.

Логика решения выглядит в общих чертах следующим образом:

1.       Справочники (номенклатура, цены) ведутся в центральной базе AX и через центральный кассовый сервер распределяются по ТЦ. Уже на центральном кассовом сервере делаются настройки оборудования, которые вместе со справочниками распределяются по ТЦ – нет необходимости настраивать каждую кассу в отдельности.

2.       Настройка маркетинговых акций может производиться как на центральном кассовом сервере, так и на кассовом сервере  каждого ТЦ, если есть необходимость дифференцировать маркетинговые акции в разных ТЦ.

3.       Данные о продажах и возвратах поднимаются по обратной цепочке: от кассы к серверу ТЦ, затем в центральный сервер и в Microsoft Dynamics AX. Причём в Microsoft Dynamics AX могут загружаться как чеки, так и консолидированные кассовые документы, в этом случае база чеков пополняется в OLAP на основе базы центрального кассового сервера.

Если позволяют каналы связи, товародвижение, кроме продаж, может регистрироваться сразу в Microsoft Dynamics AX: приёмка товара от поставщика, возврат поставщикам, инвентаризация, списание брака/порчи и прочее.

Таким образом, предлагаемая интеграция является проработанной с возможностью выбора вариантов в зависимости от возможностей каналов связи, без изменения уже внедрённой логики работы розничной системы. Решение iSolutions-Торговля и Дистрибуция позволит вывести бизнес вашей компании на новый уровень, воспользоваться преимуществами готовой функциональности решения класса ERP для торговых компаний и возможностью доработки системы под специфику отрасли и конкретного предприятия.

4. Перечень отчётов в составе решения

Примечание: бизнес-процессы распределительного центра не перечислены в таблице ниже, т.к. не добавляют новых отчётов.

Программа получения отчета

Наименование БП

Наименование отчета

Описание

Товароведение

Microsoft Dynamics AX

Ведение товарного классификатора

Товарная матрица

Ввод номенклатурного классификатора

Форма предоставления информации о товаре поставщикам

Форма предоставления информации о товаре поставщикам

Microsoft Dynamics AX

Печать ценников, этикеток

Лейбл-лист

Список номенклатуры со штрих-кодами и количеством из журнала печати этикеток

Microsoft Dynamics AX

Ценообразование

Прайс-лист

Цена продажи номенклатуры на заданную дату.

Прайс-лист расширенно

Цена продажи номенклатуры на заданную дату и параметры ее формирования (базовая цена, маржа, наценка).

Изменение цен продажи

Изменение цены продажи номенклатуру на заданную дату.

Закупка товара

Microsoft Dynamics AX

Ведение справочника поставщиков

Поставщики

Адрес и финансовые настройки для поставщика

Базовые данные поставщиков

Полная информация из карточки поставщика

Телефоны поставщиков

Список телефонов и контактных лиц по поставщикам

Microsoft Dynamics AX

Ведение справочника договоров с поставщиками

Реестр договоров

Содержит поля: Наименование организации, № договора, Дата подписания, Срок действия, Предмет договора, Форма оплаты , Ответственный , Передан в финансовую службу

Microsoft Dynamics AX

Заказ товара поставщику

Заказано у поставщиков

Отчёт строится на основе количества "К поставке" в строках закупки

Microsoft Dynamics AX

Оприходование товара на СЦ

Отклонение в количестве

Расхождение между заказанным и полученным по закупке количеством номенклатуры

Отчет по просроченным сертификатам

Вывод сертификатов, у которых истечёт срок действия на заданную дату, либо отсутствующих сертификатов

Отчет по сертификатам, которые должен доставить поставщик

Разница между тем количеством, которое физически поступило и тем количеством, на которое должны были быть сертификаты исходя из группы сертификации номенклатуры

Статистика товарная группа (подгруппа)-поставщик

Статистика поставок номенклатуры за 2 периода, сгруппированная по товарным группам

Статистика товарная группа (подгруппа)-номенклатура

Статистика поставок номенклатуры за 2 периода, сгруппированная по поставщикам

Количество поставок, потраченное время на приёмку и среднее время одной приёмки за указанный период

Статистика поставок с количественными показателями

Разница между заказанным и поступившим товаром

Сравнение заказанного и поступившего товара, можно установить фильтр по складу

Логистика

Microsoft Dynamics AX

Инвентаризация

Список инвентаризации

Список номенклатуры, который предполагается инвентаризировать без количества в наличии и с ШК

ИНВ-3

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей

ИНВ-26

Регламентированная форма вывода результатов инвентаризации

Microsoft Dynamics AX

Сборка/разборка

Отчёт «Строки»

Строки выбранных спецификаций

Отчёт «Применимость»

Вхождение компоненты в различные спецификации

Отчёт «Расчёт спецификации»

Расчёт себестоимости готовой спецификации исходя из себестоимости компонент

Microsoft Dynamics AX

Списание брака/порчи

Списание по поставщику

Себестоимость списания, объем реализации, % себестоимость / реализация в разрезе номенклатуры с группировкой по поставщикам.

Списание по группе номенклатуры

Себестоимость списания, объем реализации, % себестоимость / реализация в разрезе номенклатуры с группировкой по группам номенклатуры.

Списание по причине списания

Себестоимость списания, объем реализации, % себестоимость / реализация в разрезе номенклатуры с группировкой по причинам списания.

Microsoft Dynamics AX

Пересортица на СЦ

Акт о сведении пересортицы

Акт с указанием номенклатуры и количества, розничных и закупочных цен, между которыми проводится пересортица

Списание по поставщику

Себестоимость списания, объем реализации, % себестоимость / реализация в разрезе номенклатуры с группировкой по поставщикам.

Списание по группе номенклатуры

Себестоимость списания, объем реализации, % себестоимость / реализация в разрезе номенклатуры с группировкой по группам номенклатуры.

Списание по причине списания

Себестоимость списания, объем реализации, % себестоимость / реализация в разрезе номенклатуры с группировкой по причинам списания.

Microsoft Dynamics AX

Уценка на СЦ

Акт уценки

Акт с указанием всей номенклатуры и количества, которые участвуют в уценке. Также выводятся розничные цены, сумма и процент уценки.

Списание по поставщику

Себестоимость списания, объем реализации, % себестоимость / реализация в разрезе номенклатуры с группировкой по поставщикам.

Списание по группе номенклатуры

Себестоимость списания, объем реализации, % себестоимость / реализация в разрезе номенклатуры с группировкой по группам номенклатуры.

Списание по причине списания

Себестоимость списания, объем реализации, % себестоимость / реализация в разрезе номенклатуры с группировкой по причинам списания.

Продажи

Microsoft Dynamics AX

Ведение справочника оптовых клиентов

Клиент

Адрес и финансовые настройки для клиента

Базовые данные клиента

Полная информация из карточки клиента

Телефоны клиентов

Список телефонов и контактных лиц по клиентам

Реестр договоров

Содержит поля: Наименование организации, № договора, Дата подписания, Срок действия, Предмет договора, Форма оплаты , Ответственный , Передан в финансовую службу

Microsoft Dynamics AX

Комплектация и отгрузка оптовым клиентам с СЦ

Лейбл-лист

Список номенклатуры со штрих-кодами и количеством из журнала печати этикеток

Microsoft Dynamics AX

Регистрация результатов продаж

АВС классификация товаров по выбранной модели

АВС классификация товаров по выбранной модели (объем реализации, маржа, себестоимость)

Microsoft Dynamics AX

Регистрация результатов продаж

Список продаваемых товаров (сумма и маржа)

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по группам номенклатуры.

Отчет о розничной продаже за 2 периода

Сравнение объема продажи (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимости, маржи, маржи %, наценки % номенклатуры за 2 периода в разрезе номенклатуры с группировкой по группам номенклатуры.

Отчет о розничной продаже по группам

Объем реализации (сумма) в разрезе групп номенклатуры и с указанием процента реализации группы по отношению к проценту реализации группы  более высокого уровня.

Отчет о розничной продаже

Объем реализации (сумма) в разрезе номенклатуры с группировкой по группам номенклатуры и с указанием процента реализации номенклатуры по отношению к проценту реализации всей номенклатуры группы и с указанием количества дней в которые продавалась номенклатура за прошлые 30 дней.

Отчет об убыточных продажах

Объем убытка при продаже номенклатуры в разрезе номенклатуры с группировкой по группам номенклатуры.

Список продаваемых товаров по брендам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по брендам.

Список продаваемых товаров по поставщикам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по поставщикам.

Список продаваемых товаров по сезонам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по сезонам.

Список продаваемых товаров по цветам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по цветам.

Список продаваемых товаров по размерам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по размерам.

Список продаваемых товаров по размерам контейнеров

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по размерам контейнеров.

Список продаваемых товаров по клиентам

Объем реализации (количество, сумма, сумма без НДС), себестоимость, маржа, маржа %, наценка %, остаток на складе в разрезе номенклатуры с группировкой по клиентам.

Отчет по прибыли

Отчет по прибыли от продаж с учетом возвратов от клиентов и списания товара.

OLAP

Регистрация результатов продаж

Обороты по периодам в закупочных и розничных ценах

Наценка, маржа, оборот в штуках; по группе, по поставщику

Планирование

Microsoft Dynamics AX

Запуск и обработка результатов сводного планирования

Отчёт «Спланированные закупки»

Отчёт по спланированным закупкам

Отчёт «Заказано у поставщиков»

Номенклатура, заказанная у поставщиков

Отчёт «Физ. наличие»

Отчёт по физическому наличию номенклатуры

Финансы

Microsoft Dynamics AX

Инкассация

Выписка по кассе

х

Проводки по кассе

х

Сальдо по кассе

Остаток денег в кассе на указанную дату

Кассовый ордер

Печать бланка созданного кассового ордера

Журнал регистрации документов

х

Кассовая книга

х

Акт инвентаризации

Акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе

Microsoft Dynamics AX

Расчеты с клиентами

Клиенты

Список клиентов

Договора

Список договоров

Оборотно-сальдовая ведомость

финансовые обороты за указанный период

Акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки взаимных расчетов с клиентами

Журнал накладных

х

Журнал фактур

х

Отчет по срокам оплаты для клиента

х

Сальдовая ведомость с кредитным лимитами по клиентами

анализ превышения установленного кредитного лимита

Подробный список дат к оплате

х

Ведомость учета расчетов

х

Прайс-лист

список цен устанавливаемых для продаж

Перечень цен/скидок

список цен устанавливаемых для продаж со скидками

Банковские операции

Список банковских операций

Баланс по банку

х

Банковская выписка

х

Microsoft Dynamics AX

Расчеты с поставщиками

Поставщики

Список поставщиков

Договора

Список договоров

Телефоны поставщиков

список телефонов поставщиков

Оборотно-сальдовая ведомость

финансовые обороты за указанный период

Акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки взаимных расчетов с поставщиком

Журнал накладных

х

Журнал фактур

х

Проводки

Проводки по поставщику

Выписка по счету

Выписка счета поставщика

Архив проводок

возможность распечатать пакет проводок по проведенным документам

Список распределения по срокам

Суммы оплат по платежному календарю

Сальдовая ведомость с кредитным лимитами по поставщикам

анализ превышения установленного кредитного лимита и примененных блокировок

Перечень цен/скидок

список цен устанавливаемых для продаж со скидками

Банковские операции

Список банковских операций

Баланс по банку

х

Банковская выписка

х

Банковские платежи по поставщикам

х

Microsoft Dynamics AX

Расчеты с подотчетными лицами

Авансовые отчеты

Список авансовых отчетов с возможностью распечатать любой

Подотчетные лица

Список подотчетных лиц

Проводки

список проводок по всем подотчетным лицам

Сальдо

сумма задолженности подотчетного лица на указанную дату без расшифровки

Оборотно-сальдовая ведомость

финансовые обороты за указанный период

Сальдо по подотчетным лицам

сумма задолженности подотчетного лица на указанную дату с указанием ФИО, должности и подразделения

Проводки по подотчетным лицам

Список проводок по подотчетному лицу

Выписка по кассе

х

Проводки по кассе

х

Кассовый ордер

Печать бланка созданного кассового ордера

5. Глоссарий

БД................................................. .. База данных

Заказ на продажу.......................... .. Документ системы Microsoft Dynamics AX, обработка  которого сопровождается формированием первичной документации (счетов, накладных) и выполнением соответствующих складских и бухгалтерских проводок в связи с продажей или возвратом клиенту номенклатуры.

Заказ на покупку........................... .. Документ системы Microsoft Dynamics AX, обработка которого сопровождается регистрацией поступившей от поставщика первичной документации и выполнением соответствующих складских и бухгалтерских проводок в связи с покупкой или возвратом номенклатуры поставщику.

Кассовая программа..................... .. Программное обеспечение, выполняющее функции регистрации продаж и возвратов от клиентов, получающее данные о номенклатуре и ценах и выгружающее результат продаж в Аксапту.

Клиент ......................................... .. Юридические и физические лица, когда-либо приобретавшие или намеревающиеся приобрести у предприятия услуги или товары.

Номенклатурная единица............ .. Единица складского учета, артикул.

ПО ................................................... Программное обеспечение

Поставщик .................................... .. Поставщиками признаются все подрядчики, подотчетные лица, налоговые органы, а также любые физические и юридические лица, когда-либо формировавшие задолженность предприятия.

РЦ ................................................... Распределительный центр

ТСД............................................... .. Терминал сбора данных – оборудование, представляющее собой мобильный компьютер со сканером штрих-кода. С помощью средств интеграции обменивается данными с Microsoft Dynamics AX.

ТЦ.................................................... Торговый центр

ЦО .................................................. Центральный офис

6. Список иллюстраций

Рисунок 1. Импорт номенклатуры........................................................................................................ 4

Рисунок 2. Групповая обработка строк в журналах импорта номенклатуры........................................ 5

Рисунок 3. Функции в строках журнала импорта номенклатуры.......................................................... 5

Рисунок 4. Критерии поиска товаров для переоценки......................................................................... 7

Рисунок 5. Справочник поставщиков..................................................................................................... 9

Рисунок 6. Справочник договоров и функции работы с ним................................................................ 10

Рисунок 7. Прайс-лист по поставщикам............................................................................................... 11

Рисунок 8. Потребности, созданные в результате сводного планирования........................................ 12

Рисунок 9. Ввод внеплановой потребности в номенклатуре.............................................................. 13

Рисунок 10. Просмотр данных о сертификатах.................................................................................... 15

Рисунок 11. Просмотр заказов на перемещение................................................................................. 19

Рисунок 12. Конструктор спецификаций.............................................................................................. 22

Рисунок 13. Справочник клиентов....................................................................................................... 27

Рисунок 14. Просмотр оптовых цен..................................................................................................... 29

Рисунок 15. Просмотр заказов клиентов............................................................................................. 30

Рисунок 16. Настройка параметров сводного плана............................................................................ 36

Рисунок 17. Функция предложения по оплате в журнале платежей поставщикам............................ 40

Рисунок 18. Регистрация авансового отчёта........................................................................................ 41

Рисунок 19. Функция импорта курсов валют....................................................................................... 42

Рисунок 20. Настройка связей между таблицами в многомерном кубе данных................................. 45

Рисунок 21. Сводная таблица, отображение в Excel данных из многомерного хранилища................ 47

Рисунок 22. Схема интегрированного розничного решения............................................................... 48

 



[1] Формирование потребностей в номенклатуре системой в рамках процедуры сводного планирования рассматривается в разделе «Планирование».

Загрузите описание решения в формате PDF: iSolutions-Retail.pdf (1 848 Kb)